Conscient de l’importance de disposer d’un
outil de GED pour stocker et classer intelligemment ses données Clients, le
cabinet d’expertise comptable et de commissariat aux comptes Axens a demandé à
Novaxel fin 2012 de l’aider dans sa démarche d’adoption d’une solution
intuitive de Gestion Electronique des Documents.
Retour sur cette collaboration avec Pierre
Billet, expert comptable associé chez Axens.
Qui est Axens ?
Axens est un cabinet à taille humaine, implanté dans la région Rhône-Alpes à Saint-Etienne, Andrézieux, Lyon, Sury le Comtal et Sainte Sigolène. Avec plus de 90 collaborateurs répartis sur ces 5 sites, Axens est spécialisé depuis plus de 40 ans sur l’accompagnement des dirigeants de TPE/PME en termes de conseil fiscal et social, commissariat aux comptes, expertise comptable et conseil en gestion / organisation.
De nombreuses
entreprises de la région font confiance à Axens, parmi lesquelles on retrouve
des références comme BBA Emballages, Capstan, Grand Frais, le groupe BML Ville,
ADThink Media, Raidlight, le Lyon Hockey Club ou encore Ravon Automobile.
Les volumes de
documents à archiver et à conserver sont colossaux dans les professions
d’expert comptable et de commissaire aux comptes. Pierre Billet souhaitait que
les équipes d’Axens disposent d’un système sécurisé et fiable, automatisant
l’ensemble des processus de numérisation et de classement des documents. Pour
simplifier le travail de ses équipes, il apparut alors évident à Pierre Billet
qu’il était nécessaire de se munir d’un outil de GED.
“Du point de vue de l’informatisation des
échanges, Axens a toujours été très en avance” explique Pierre Billet. “Il y a plus d’une dizaine d’années, nous
étions d’ailleurs le premier cabinet d’expertise comptable et de commissariat
aux comptes de la Loire à être passé à la dématérialisation des flux et de nos
processus” poursuit-il.
Jusqu’alors, les
équipes d’Axens utilisaient uniquement un logiciel métier comptable leur
permettant de numériser et d’archiver leurs documents, de manière à optimiser
le traitement de l’information.
“Notre outil logiciel comptable, bien que
très performant, ne disposait cependant pas des fonctionnalités nouvelles de
GED nous permettant l’automatisation du classement de nos fichiers dans les
bons classeurs et/ou intercalaires numériques adaptée aux spécificités de notre
organisation. La GED intuitive est, j’en suis convaincu, un outil intelligent
qui facilite considérablement l’organisation d’une entreprise."
"Notre choix du prestataire s’est tout
naturellement porté sur Novaxel, qui connaît parfaitement les caractéristiques
de notre profession, et a été le seul à pouvoir nous proposer une solution sur
mesure” ajoute Pierre Billet.
La condition sine
qua non en effet pour Axens : que leur solution de GED s’intègre parfaitement à
leurs logiciels métier. “Pour nous, il
était fondamental que l’utilisation d’un outil de GED s’adapte à nos logiciels
déjà en place et ne vienne pas “bouleverser” les habitudes de travail de nos
équipes, les obligeant à faire des “allers-retours” perpétuels entre les
logiciels et leur solution de GED.”
“Après la formation à l’outil début d’année
2013, nos 5 bureaux ont été équipés en février. Dès lors, nous avons commencé à
utiliser la GED Novaxel pour la dématérialisation et le classement automatique
de l’ensemble des documents de nos clients, mais aussi pour nos propres
documents internes. Ce qui nous a plu est sans conteste le fait que les modules
de la GED Novaxel soient complémentaires avec nos différents outils, ne
nécessitant donc pas plusieurs manipulations entre différents logiciels”
commente Pierre Billet.
BÉNÉFICES
Bien que la mise
en place de l’outil de GED soit récente chez Axens, Pierre Billet se félicite
de constater que les premiers effets positifs de l’utilisation de la solution
sont là !
“En l’espace de quelques mois, nous avons
déjà classé plus de 30 000 documents comptables, juridiques, sociaux et
fiscaux, émis et réceptionnés. Les documents sont rangés de manière logique et
classés automatiquement dans le bon fichier client, à l’intérieur du bon
classeur numérique, ce qui nous fait gagner un temps considérable en termes de
recherche documentaire !”
“L’autre atout de la GED Novaxel réside dans
le fait que n’importe lequel de nos 90 collaborateurs peut accéder à un fichier
archivé par l’un de ses collègues, le consulter ou le modifier. Cet outil
facilite grandement le travail collaboratif de nos équipes dans un
environnement sécurisé.”
ÉVOLUTIONS
Des perspectives
d’avenir ? Pierre Billet nous confie la prochaine création d’un espace dédié
aux clients d’Axens. Objectif : permettre aux chefs d’entreprise d’accéder à
l’ensemble de leurs documents comptables grâce à un identifiant de connexion et
un mot de passe personnels. “Le travail
de classement intelligent des documents que nous effectuons pour nos clients
leur sera désormais accessible en toute autonomie. Nous serons en quelque sorte
leur “coffre-fort” numérique.”
Le mot de la fin
“Novaxel a parfaitement cerné et compris nos
problématiques métier et a su nous proposer une solution et un accompagnement
dans notre projet sur mesures, en parfaite adéquation avec nos attentes. Nous
n’en attendions pas moins de leur part !” conclut Pierre Billet.
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