• PROBLÉMATIQUE
Premier point : le renouvellement du parc d’ordinateurs.
« Nous avions plusieurs problèmes sur les bras : renouveler notre parc informatique et bureautique tout en améliorant sensiblement la collecte et l’archivage de l’ensemble des documents entrant et sortant de l’entreprise, » explique M. Ginovart.
Deuxième point, une assimilation sans contrainte et positive d’un outil de GED.
« Nos collaborateurs avaient commencé, avec nos imprimantes multifonctions, à numériser leurs documents en fonction de leurs besoins propres, mais ne les regroupaient pas dans une base de données commune, globale, ce qui revenait à ne faire que la moitié du chemin. D’expérience, nous avons constaté qu’il y a toujours des freins dans l’adoption de nouvelles règles ou de nouveaux processus de travail, les collaborateurs n’aiment pas que l’on change leurs habitudes. C’est pourquoi nous avions comme critère essentiel d’avoir un outil extrêmement simple à appréhender, susceptible d’emporter rapidement l’adhésion de tous et qui s’intègre harmonieusement et sans effort dans les modes de fonctionnement de chacun. »
Troisième point, gérer l’augmentation des documents à sauvegarder.
« Notre société a dû faire face à une augmentation régulière du nombre d’employés et il fallait disposer de la ressource suffisance pour gérer la production et la sauvegarde de documents sensibles en augmentation, et qu’ils soient accessibles au plus grand nombre, de manière directe et facilitée. »
• CHOIX DE LA SOLUTION
« Nous nous sommes tournés vers un intégrateur, la société Kadys représentée par M. Julien LECONTE, le fondateur, qui se trouve être un ancien cadre de NOVAXEL et qui connaît particulièrement bien leurs solutions et les commercialise, » explique M. Ginovart. « Kadys nous a fait l’offre la plus intéressante, parfaitement adaptée à nos besoins, dimensionnée à notre parc de machines. Nous avons été séduit par le caractère intuitif immédiatement compréhensible de l’outil, ainsi que par la possibilité de permettre des accès internes et externes. Le petit plus qui a fait la différence c’est la possibilité d’ajouter des scripts au logiciel permettant un archivage automatique des documents. L’optimisation de l’outil par une parfaite compatibilité avec notre matériel informatique a fini de nous persuader de l’intérêt de choisir la solution de GED NOVAXEL. »
• BÉNÉFICES
Rossi Aero a, dans un premier temps, déployé la GED en interne et a scanné l’essentiel de ses documents archivés physiquement jusqu’en 2007, afin de se donner une visibilité à 5 ans sur les activités. Selon M. Ginovard, désormais 80% des documents, mails, courriers, documents de toute nature, sont dématérialisés et archivés. Ensuite, la société a décidé d’ouvrir l’accès de sa GED à ses clients et fournisseurs, via des accès contrôlés et limités, pour leur permettre d’accéder à leurs documents techniques, commerciaux, contractuels. Ce faisant, Rossi Aero crée les conditions d’une meilleure gestion de la relation clientèle grâce à sa solution de GED. « En jouant la transparence avec nos clients, prestataires et partenaires, nous créons une dynamique de croissance qui nous permet de renforcer la confiance tout en accélérant nos échanges. C’est extrêmement pratique pour un client qui doit placer urgemment des documents dans ses dossiers que nous pouvons consulter, et vice-versa. Ainsi rien ne se perd, » s’enthousiasme M. Ginovard.
• ÉVOLUTIONS
La recherche d’amélioration dans la gestion de la relation clientèle est à considérer en lien avec une démarche Qualité propre à Rossi-Aero. En d’autres termes, la société toulousaine souhaite obtenir une certification ISO 14001 relative au respect de l’environnement par la gestion des consommables informatiques, des produits toxiques, la maîtrise énergétique, et, avec l’appui de l’outil de NOVAXEL, la dématérialisation généralisée des documents internes et externes de l’entreprise. « Nous sommes très sensibles à l’adoption d’un comportement écologiquement vertueux dans notre environnement professionnel, » explique M. Ginovard. « De fait, notre GED orientée relations client s’inscrit dans un plan plus vaste de maîtrise de nos émissions de déchets, de consommation énergétique et de notre utilisation optimale de tous les consommables bureautiques, comme le papier ou les cartouches d’encre. Notre dernière revue qualité nous encourage à viser des objectifs de bonne gestion à même de correspondre à une norme ISO précise, la 14001, qui a avant tout de la valeur pour nous au niveau de l’accomplissement citoyen et professionnel. Notre solution de GED nous aide déjà énormément en cela et il n’y a aucune raison de s’arrêter en si bon chemin ! »
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